Читати книгу - "Мій бос — ідіот, Томас Еріксон"

Причин такому стану речей є дуже багато. Мусимо констатувати, що маємо справжню проблему, адже ви, як керівник, навряд чи врятуєте своїх колег від усіх відволікань, які нам дала техніка. Я не маю на увазі, що ви повинні здаватися. Читати Facebook у робочий час — це неправильно, як і телефонувати давньому другу просто з робочого столу та витрачати чверть години, а в підсумку не встигнути доробити всі свої завдання до кінця дня. Тут ми стикаємося з викликом і усвідомлюємо це. Немає сенсу заплющувати очі на очевидне.

Хто ж повинен отримувати інформацію?

Якщо ви як керівник хочете достукатися до своїх підопічних, вам треба не просто здійняти галас, а гучно вдарити у величезний дзвін. Що для цього потрібно? Спершу подумайте, кому справді потрібна інформація, яку ви хочете надати.

Нижче я наведу деякі поширені помилки, які бачу в різних організаціях:

Начальник надсилає інформацію всім. У копію листа він ставить буквально кожного — щоб перестрахуватися. Навіщо? Іноді для того, щоб можна було сказати: «Я їм усім це розіслав». Людина зробила свою роботу. Тепер прочитання інформації — відповідальність працівників. Можна було зробити й по-інакшому: завантажити все у внутрішню мережу компанії (інтранет). Це, мабуть, хороше рішення. Це дозволяє проводити сортування різних типів інформації за їхньою тематикою. Хто справді хоче щось знайти, це полегшує весь процес. У будь-якому разі нам не потрібно самим порпатися в цілому стозі сіна, щоб щось там знайти. Чи не так?

Майте на увазі, що багато хто взагалі ніколи не заходить в інтранет. Причина проста: інтранет еволюціонував від простого інструменту, що містить кілька основних категорій, таких як «продажі», «ринки», «виробництво», «персонал» до справжнього цифрового монстра, якому більше ніхто не може дати раду. Багато організацій втратили контроль над тим, що є і що відбувається у їхній внутрішній мережі й ніхто точно не знає, що і як там знайти.

І знаєте що? Ваші підлеглі теж так думають. У них немає сил на постійні пошуки. Індивідуальні профілі поведінки (кольори) мають різний обсяг терпіння. Кричати, що така поведінка — безвідповідальна, і що ви поговорите з ними про це завтра ще раз, немає ніякого сенсу.

Вам потрібен план.

ОБСЯГИ ІНФОРМАЦІЇ

Як вам достукатися до окремих кольорів?

Подумайте краще про те, як достукатися до окремої людини. Насамперед поміркуйте, як вам краще висловити своє повідомлення, тобто як його сформулювати. Бюрократичні повідомлення, що нагадують партійні відозви часів СРСР, нікому не будуть до вподоби. Можливо, деяким працівникам, самим синім, вдасться з такими текстами розібратися. А як щодо інших? Вони просто відкинуть цю інформацію, а потім наполягатимуть, що ви їм нічого не надсилали. Я посилаюся на згаданий уже вище випадок із виконавчим директором і візією компанії.

Вам потрібно трошки фантазії та трохи часу. Пам’ятайте: якщо ви дотримувались моїх попередніх порад, як використовувати свій час, то у вас є простір на це завдання. Цим ви маєте зайнятися в іпостасі керівника, а не фахівця.

Піраміда подачі інформації

Уявіть, що ви пишете статтю для газети. Ви викладаєте текст продумано. Різні кольори по-різному сприймають різні частини статті. Ми можемо годинами обговорювати, що всі повинні ознайомити з тим, що ви їм надсилаєте — бо ви ж їхній начальник.

Звісно. Все так і мусить бути. Але погляньте тепер на це!

Заголовок

Ваші червоні колеги-працівники вважають, що інформації — занадто багато, і речення — занадто довгі. Якщо вони миттєво не можуть второпати, про що йдеться в листі чи інформаційному повідомленні, вони його відкладуть, і не з наміром прочитати його пізніше — я відразу позбавлять вас цієї ілюзії. Червоні відкладають речі, коли вони їм не цікаві. І якщо щось їм не цікаво в цю мить, згодом воно цікавим для них не стане. Просто викидають геть.

Створіть заголовок, який принаймні спонукає їх почати читати, про що ж ідеться далі. Щось на кшталт «Рішення по завданню 12.54» жахливо нудне, воно одразу потрапить в архівну теку під номером тринадцять швидше, ніж ви встигнете промовити «Податкова служба».

Перепрошую, але червоні просто не читатимуть далі самого заголовка.

Заголовок повинен чіпляти, вказувати на важливість матеріалу й заохочувати до прочитання.

Назвіть своє повідомлення так: «ПРОБЛЕМИ З ВЕНТИЛЯЦІЮ ­позбулися!»

У тексті ви можете пояснити, що зробила вентиляційна компанія, щоб у приміщеннях знову було більше кисню.

Або: «НІХТО НЕ ЙДЕ НА РІЗДВЯНУ ВЕЧІРКУ?»

А потім попросіть їх повідомити вам, хто прийде у вказаний час у вказане місце на цю вечірку.

Або: «БІЛЬШЕ ГРОШЕЙ УСІМ!»

Тут цілком підійде згадка про останню угоду оплати праці, досягнута після довгих перемовин.

Або: «ВИКОНАВЧИЙ ДИРЕКТОР ОТРИМАВ НОВУ РОБОТУ!»

Я вам гарантую, що навіть червоні захочуть дізнатися, про якого директора йдеться, і хто ж тепер новий.

Вступ

Ваші жовті підлеглі люблять легкі та доброзичливі повідомлення. Звичайно, не всі новини — хороші, приміром, важко описати майбутні скорочення в позитивному світлі. Однак це не змінює того, що жовті також мають досить обмежений запас уваги. Їм не подобаються довгі, нецікаві маніфести, які, на їхню думку, зовсім їх не стосуються.

Скажімо, ви чудово впоралися з заголовком. Якщо ви зачепили червоних, то, мабуть, зачепили своїм заголовком і всіх інших. Тепер хочете, щоб червоні та жовті перейшли до читання вашого ретельно продуманого та важливого документа.

Тут саме вступ стає вашим найкращим другом. Редактори видань у цьому дуже хороші. Саме так будуються газетні статті. Спочатку заголовок, який приваблює і, можливо, шокує. Потім іде вступ, який дає стислий виклад змісту самої статті.

Жовті колеги хочуть, щоб ви їх зачепили. Вони хочуть, щоб текст привертав увагу й переконував і далі читати. З одного боку, вони хочуть розважитися, з іншого — відчути та пережити щось.

Хороший вступ узагальнює зміст цілої сторінки чотирма короткими, але інформаційно насиченими рядками. Зазирніть у будь-яку газету і побачите, що я маю на увазі. Однак є ризик, що жовті не будуть читати далі, бо зупиняться з відчуттям, що вони й так усе вже зрозуміли. Можливо, так воно іноді і є. Можливо, вам не доведеться марнувати чорнила на те, що можна викласти чотирма рядками?

Ідеться не про те, щоб ви зверталися до комунікаційного відділу щоразу, коли чоловічий туалет на другому поверсі забивається. Проте уникайте гнітючої канцелярщини. На жовтих вона точно не спрацює.

То мені ще треба стати копірайтером? У мене і так є багато роботи, яку я повинен виконувати.

Це вам вирішувати. Ви ж начальник. Ваше завдання — достукатися до своїх підлеглих.

Текст самої статті

Якщо заголовок привернув увагу червоних, я вам гарантую, що ви також викликали інтерес у всіх інших. Якщо навіть жовті не відвели свій погляд від екрана чи від паперу та прочитали вступ, я запевняю вас, що його прочитали зелені та