Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

«Але ось цей папірець для мене надзвичайно важливий!..» Часто у процесі збирання можна натрапити на аркуш паперу чи документ, який викличе реакцію: «О Боже! Я зовсім забув, потрібно це терміново зробити!» Це може бути нагадування про дзвінок, який мав відбутися ще позавчора, чи нотатки з наради, що нагадали про завдання, не виконані ще кілька тижнів тому. І зовсім немає бажання відкладати цей папірець до величезної купи інших матеріалів у лотку, оскільки є побоювання забути про нього знову.

Якщо таке трапилося з вами, спитайте себе, чи це справді потрібно зробити до завершення всього етапу збирання. Якщо так, виконайте негайно, щоб викинути цю справу з голови. Якщо ж ні, кладіть її до лотка зі вхідною інформацією. Ви все одно опрацюєте все і лоток спорожніє, тож папірець не загубиться.

Якщо ви не можете виконати це завдання просто зараз, але все одно потребуєте нагадування про нього, складіть окремий стосик «невідкладних справ» десь під рукою. Це не ідеальне рішення, але хай краще буде так. Пам’ятайте, що потенційно у вас має з’явитися бентежне відчуття, коли ви усвідомите всі справи чіткіше, ніж досі. Створюйте все, чого потребуватимете.

Розпочніть з робочого стола

Готові? Добре. Складайте все до лотка, який відіграє роль «Вхідного». Туди потраплять численні речі, що лежать просто під рукою. Багато людей користуються всім столом як лотком зі вхідною інформацією. Якщо ви один з них, то довкола вас височіє декілька стосів паперів, з яких можна почати збирання. Почніть з одного боку стола і просувайтеся далі, прибираючи все на шляху. Зазвичай це можуть бути:

• стоси листів, нагадувань, звітів, матеріалів до прочитання;

• папірці з нотатками;

• зібрані візитні картки;

• чеки;

• записи з нарад і зустрічей.

Не піддавайтеся бажанню заперечити, як усі спершу кажуть: «Та я знаю, що саме в цій купі, нехай вона лежить на своєму місці». Це вже не спрацювало, тому весь вміст має піти до категорії «Вхідне». Я не зустрічав ще жодної людини, яка взялася до справи, пропустила всі свої стоси паперів через цю систему і не відчула значного полегшення по завершенні.

Дуже легко уникати бажання взяти до рук будь-що з того, що, на вашу думку, потребує обдумування.

Розбираючи матеріали на робочому столі, запитайте себе, можливо, у вас є намір змінити певні інструменти чи обладнання на ньому. Чи добре працюють мобільні пристрої і телефон? Комп’ютер? Чи в порядку сам стіл? Якщо щось потребує заміни, напишіть про це на аркуші паперу та покладіть його у «Вхідне».

Шухляди робочого стола

Далі розберіть по одній шухляді в столі, якщо вони там є. Чи привертає в них щось вашу увагу? Чи є в них речі, які потребують дій? Можливо, щось не повинно там лежати? Якщо ви відповіли ствердно на одне з цих запитань, віднесіть річ, яка потребує дії, до категорії «Вхідне» або черкніть стосовно неї записку. Орієнтуйтеся на кількість вільного часу і кількість речей у шухлядах. Тоді ви зможете вирішити, чи прибираєте й організовуєте їх одразу, чи просто пишете нотатку, щоб зробити це згодом.

Інші поверхні

Продовжуйте обхід офісу, збираючи все зайве, що лежить зверху на шафі, стелажах, на столах та на інших поверхнях. Там можуть бути стоси паперів, листи, звіти, випадкові папки та допоміжні матеріали щодо проектів і завдань. Зберіть їх усі.

Можливо, вам трапиться довідковий матеріал, який ви просто залишили там, скориставшись ним. Якщо це так і ви можете вмить повернути його до шафи з документами чи на поличку, зробіть це. Та перед тим, як його прибрати, переконайтеся, що з цим матеріалом не пов’язано жодного потенційного завдання. Якщо ж таке існує, покладіть матеріал до лотка зі вхідною інформацією, щоби згодом його опрацювати.

Усередині шаф і комодів

Тепер зазирніть у шафи та комоди. Що там? Ця чудова схованка для великого приладдя і довідкових матеріалів дуже спокуслива для накопичення й інших речей. Чи є там поламані або старі речі? Часто я знаходжу там речі з якихось колекцій і ті, що викликають у клієнта ностальгію, але вони вже втратили свою цінність для нього. Один генеральний директор страхової компанії, приміром, на цьому етапі викинув щонайменше тридцять відзнак, які назбиралися у нього з роками.

Обміркуйте, чи зібрані колекційні та пам’ятні речі ще мають для вас значення.

Знову ж таки, якщо якесь із цих місць потребує прибирання та організації, напишіть про це записку і покладіть її у «Вхідне».

Підлога, стіни та полиці

Можливо, на дошці оголошень щось потребує опрацювання? На стіні прибито те, що не має там висіти? Щось не так з картинами, витворами мистецтва, декором? Чи в порядку полички? Можливо, якісь книжки слід прочитати чи віддати? Може, застаріли певні каталоги, інструкції чи папки-швидкозшивачі або залишилися невиконаними пов’язані з ними завдання? Якісь стоси паперів на підлозі? Перекладіть їх до вашого збирального лотка.

Обладнання, меблі та освітлення

Чи є щось в офісному обладнанні, меблях чи фізичному просторі, що ви бажали б змінити? Чи все добре працює? Вам достатньо освітлення? Якщо є якісь речі, які потребують дій, ви знаєте, що робити: напишіть записку і покладіть її у «Вхідне».

Інші місця

Залежно від сформульованої вами мети ви можете провести подібне збирання всюди, де зберігаєте речі. Як я зазначав у попередньому розділі, якщо ви маєте твердий намір очистити розум від зайвого, зібрати потрібно все й усюди.

Не дозволяйте справам, які ви вважали «не вельми важливими», забирати у вас енергію та зосередженість.

Деякі люди, з якими я працюю, запрошують мене до себе додому чи до іншого офісу, щоб ми разом пройшли цей процес і там. Вони часто потрапляли у пастку «не дуже важливих речей» удома та в додаткових робочих місцях, і це висмоктувало з них енергію.

Тут не йдеться про викидання речей, які ви бажаєте залишити

Люди часто хибно вважають мої поради закликом до радикального мінімалізму. Навпаки, якщо викидання чогось змушує вас відчути дискомфорт, ви повинні це залишити.[16] Адже ваша увага буде прикута до того факту, що тепер у вас немає чогось, що вам може знадобитися. Мої рекомендації спрямовані на те, як організувати речі вашої екосистеми таким чином, щоб вони без