Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

...Уперед!

Фізичне збирання

Перше завдання — передивитися все ваше фізичне оточення щодо речей, які лежать не на місці чи неналежним чином, і покласти їх до лотка для вхідної інформації. Ви збиратимете незавершені справи, речі, з якими вирішили щось чинити. Усі їх слід доправити до категорії «Вхідне», щоб згодом опрацювати.

Що залишається на місці

Найкращий спосіб чітко зрозуміти, що потрібно зібрати, — це з’ясувати, що збирати не потрібно. Ось чотири категорії речей, котрі можуть залишатися там, де вони є, у такому стані, в якому вони перебувають, і з ними не варто нічого чинити:

• Приладдя

• Довідкові матеріали

• Оздоблення

• Обладнання

Приладдя охоплює все, що необхідно тримати під рукою, оскільки ви часто ним користуєтеся. Канцелярія, візитівки, марки, скоби, папірці для нотаток, скріпки, запасні стержні, батарейки, бланки, які потрібні вам час від часу, офісні резинки — все на зразок цього. У багатьох людей на роботі є спеціальна шухляда з речами першої необхідності, до яких входить зубна нитка, паперові хустинки, м’ятні цукерки тощо.

Довідкові матеріали — це все, що ви зберігаєте задля потрібної інформації, як-от інструкції до програмного забезпечення, меню місцевої кав’ярні зі стравами на винос, розклад спортивних тренувань ваших дітей, список телефонних кодів міст. До цієї категорії також належать адресна та телефонна інформація, будь-які матеріали стосовно проектів, тем і довідники, такі, як словники, енциклопедії, альманахи, архівні записи компанії. Сюди належать і книжки з журналами, які ви можете зберігати як речі бібліотеки.

Оздоблення. Це родинні фото, витвори мистецтва, наснажуючі матеріали, прикріплені кнопками до коркової дошки. У вас також можуть бути почесні відзнаки, сувеніри, горщики з квітами.

До обладнання вочевидь належать телефон, комп’ютер, принтер, сканер, кошик для сміття, меблі, годинник і зарядні пристрої.

Безперечно, багато речей підпадуть під ці чотири категорії — це здебільшого всі ваші інструменти та пристрої, з якими не потрібно проводити жодних маніпуляцій. Все інше слід помістити у «Вхідне». Зауважте, що деякі речі, які ви спочатку віднесете до приладдя, довідок, оздоблення чи обладнання, можуть потребувати певних дій, оскільки вони лежать не на місці.

Наприклад, у вас у шухлядах, на поличках, в комп’ютерних файлах є чимало матеріалів й інформації, які вже неактуальні або потребують упорядкування. Їх треба також віднести до категорії «Вхідне». Так само, якщо в шухляді з приладдям безлад, у ній повно зламаних або розкиданих речей, це також є незавершеною справою, яку слід виконати. Фото ваших дітей оновлені? Картина на стіні вам подобається? Ви справді бажаєте тримати у себе ці сувеніри? Усі меблі функціональні та на своїх місцях? Комп’ютер добре налаштовано? Квіти у вашому офісі не зів’яли? Інакше кажучи, приладдя, довідкові матеріали, оздоблення й обладнання можна також помістити у «Вхідне», якщо вони наразі перебувають не там і в неналежному вигляді.

Проблеми зі збиранням

У процесі збирання у вас можуть виникнути одна чи декілька таких проблем:

• речей виявиться більше, ніж може вмістити один лоток або кошик;

• схоже, що ви переходите до прибирання та сортування;

• певну частину ваших речей уже зібрано та впорядковано;

• ви натрапили на деякі важливі речі, які бажали б мати під рукою.

Що, коли річ завелика для лотка чи кошика? Якщо ви не можете фізично покласти щось у лоток для вхідної інформації, занотуйте на аркуші паперу. Наприклад, якщо за дверима вашого офісу висить плакат чи картина, напишіть на аркуші паперу «Картина за дверима» і покладіть його до лотка.

Неодмінно зазначте дату. У цьому є декілька переваг. Коли наприкінці етапу організації ви матимете кілька аркушів з різними записами, корисно дізнатися, коли було створено нотатку. І взагалі це гарна звичка ставити дату на всьому, що ви пишете: записки для помічника, голосова пошта, переведена в текст, нотатки під час телефонної розмови з клієнтом. Якщо у вас є цифровий інструмент з функцією виставлення дати, користуйтеся ним. Ця дрібна інформація, що забирає 3 % вашого часу, може бути настільки корисною, що варто виробити таку звичку.

Що, коли купа виявилася більшою за лоток чи кошик? Якщо ви подібні до тих 98 % людей, яких ми навчаємо індивідуально, то з першого збирання отримаєте набагато більше речей, аніж може фізично вмістити лоток для вхідної інформації. Коли так трапилося, кладіть усе на купу довкола лотка і навіть на підлогу. Купи зменшуватимуться в міру того, як ви все будете опрацьовувати та сортувати. А для початку переконайтеся, що між купою в «загоні» та іншими речами є візуальна відмінність.

Миттєве збирання докупи. Якщо одразу очевидно, що певна річ є сміттям, викидайте її не вагаючись. Деякі мої клієнти таким чином уперше поприбирали в центральній шухляді свого робочого столу!

Якщо ж ви не впевнені, що саме перед вами і чи варто його зберігати, кладіть це до загальної купи в лотку. Що не варто робити, то це довго копирсатися в речах, вирішуючи, як із ними вчинити. З’ясування потребує зовсім іншого свідомого настрою, ніж збирання. Найкраще ці процеси виконувати окремо. Згодом ви опрацюєте всі матеріали, які опинилися в категорії «Вхідне», і вам набагато легше даватиметься вибір, коли налаштуєтеся на ухвалення рішень. Мета процесу збирання — якомога швидше зібрати все в лоток, чітко «окресливши поле бою».

Стережіться синдрому прибирання та сортування! Багатьох людей вражає вірус прибирання та сортування, коли вони потрапляють у певні місця свого офісу чи будинку. Якщо це трапляється з вами, то добре, коли у вас є чимало часу для виконання процесу повністю (а це хоча б тиждень). Інакше вам доведеться розділити все на частини та занотувати їх як маленькі проекти чи завдання з нагадуваннями у вашій системі, як-от «Прибрати у шафі з шухлядами» чи «Вичистити офісну комірчину».

Жодна людина, яка вміє читати, не змогла до кінця прибрати на горищі.

— Енн Лендерс

Ви ж не хочете застрягнути десь на півдорозі в нетрях прибирання, не довівши до завершення весь процес. Звісно, на це може знадобитися більше часу, ніж ви гадали, але на фініші вас чекає золота нагорода у вигляді виконаних справ і налагодженої системи.

Що чинити з тими речами, які вже занесено до списків і органайзерів? Можливо, у вас вже були деякі списки і ви користувалися певною організаційною системою. Та якщо ви ще не повністю ознайомлені з цією моделлю керування робочим процесом і