Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Та чи в такий спосіб, який описано в попередньому розділі, ваш комітет планує відступ? Чи так ваші системні адміністратори налагоджують нову систему? Чи так ви організовуєте весілля чи обдумуєте потенційне злиття компаній?

Чи визначили ви головну мету проекту і чи повідомили про неї всіх, хто має про це дізнатися? Чи погодили ви стандарти і норми поведінки, яких потрібно дотримувати для досягнення успіху?

Чи уявляли ви останнім часом шалений успіх у будь-яких починаннях?

Чи уявили ви остаточний результат і чи врахували всі нові справи, які можуть з’явитися в разі успіху?

Чи всі можливі ідеї лежать перед вами на столі — все, що слід узяти до уваги і що може вплинути на результат?

Чи визначили важливі складники завдання, ключові віхи та результати?

Чи з’ясували, які частини проекту можна виконувати просто зараз, якими є першочергові дії для кожної частини і хто за них відповідає?

Якщо ви належите до тієї категорії людей, яких я навчав або консультував, загальна відповідь на всі ці запитання буде, найімовірніше, заперечною. Ви не втілили хоча б декілька компонентів із моделі природного планування.

На деяких моїх семінарах я давав учасникам завдання спланувати поточний стратегічний проект, використовуючи цю модель. Усього за кілька хвилин вони пробігали всі п’ять етапів і були вражені, якого прогресу досягли порівняно з тим, що намагалися робити в минулому. По закінченні семінару один чоловік підійшов до мене зі словами: «Я не знаю, дякувати вам чи сердитися. Я щойно написав бізнес-план, який, на мою думку, мав забрати місяці, і тепер я не можу пробачити собі, що не склав його раніше!»

Якщо волієте, ви можете спробувати цю модель самостійно. Оберіть один проект: новий, такий, що не просувається або потребує вдосконалення. Визначтеся з метою. Продумайте, яким буде успішний результат, у яких умовах ви опинитеся фізично, фінансово чи з погляду репутації. Влаштуйте мозковий штурм потенційних дій. Упорядкуйте ваші ідеї. Накресліть першочергові завдання. Чи почали ви чіткіше уявляти, куди прагнете рухатися і як туди дістатися?

Модель неприродного планування

Щоби підкреслити важливість застосування моделі природного планування для складних справ, проведімо контраст із більш стандартною моделлю, яку застосовують повсякчас, — те, що я називаю неприродним плануванням.

Коли «добра» ідея стає поганою

У вас траплялося так, що менеджер з добрими намірами чи керівник проекту розпочинав зібрання з питання: «У кого є цікаві ідеї стосовно цього?»

У чому тут проявляється зарозумілість? Перш ніж оцінювати ідеї, слід чітко з’ясувати мету, уявити загальну картину, зібрати відповідні дані (влаштувати мозковий штурм) та проаналізувати їх (упорядкувати). «Які є цікаві ідеї?» — гарне запитання, але тільки тоді, коли ви вже обміркували 80 % матеріалу. Якщо ж з нього починати, у людей може згаснути весь творчий запал.

Не очікуйте на багато хороших ідей до того, як у вас взагалі з’явилися хоч якісь ідеї.

Намагання підійти до ситуації у той спосіб, у який ваш мозок зазвичай не працює, спричинить труднощі. Люди постійно так чинять, але це аж ніяк не прояснює питання та зумовлює підвищений стрес. У взаємодії з іншими людьми це відчиняє двері зарозумілості, політиці, прихованим пунктам порядку денного (відверто кажучи, верховодити будуть ті, хто вміє говорити найагресивніше). Якщо ви працюєте самостійно, то спроби отримати добрі ідеї без визначення мети, загального бачення і не розглянувши спершу погані ідеї, спричинять творчу кризу.

Модель реактивного планування

Люди досі свідомо вважають, що неприродна модель і є власне «плануванням», тому з огляду на її штучність і невідповідність реальному життю вони просто не планують. Або ж відкладають планування зустрічей, презентацій і стратегічних дій на останню хвилину.

Якщо ви опинились у ямі, припиніть копати.

— Вілл Роджерс

Але що трапляється, якщо ви завчасно не плануєте? У більшості випадків — криза! («Ти не купив квитки?» «Я думав, ти це зробиш».) І коли в останню хвилину справи вже «горять», виникає модель реактивного планування.

На чому передусім зосереджуються, коли у справах виникають негаразди? Дійте! Працюйте краще! Понаднормово! Більше людей! Більше зайнятості! І до вирішення ситуації залучається багато працівників, які відчувають напруження і стрес.

А коли чимало зайнятих людей наштовхуються один на одного, і, звісно, це не сприяє вирішенню ситуації, один із них починає міркувати і резюмує: «Нам потрібно організуватися!» (Тепер розумієте?) Тоді люди обводять проблеми рамками і називають їх. Або перемальовують рамки і дають інші назви.

Не робіть щось просто так. Краще вже залишайтеся на місці.

— Рошель Маєр

У певний момент вони усвідомлюють, що простим перемальовуванням рамок проблему не розв’язати. І хтось (ще розумніший) припускає, що потрібно більше творчості. «Влаштуймо мозковий штурм!» Щойно всі зібралися в кімнаті, керівник запитує: «Так, у кого є хороші ідеї?»

Коли нічого не відбувається, керівник припускає, що його підлеглі вичерпали весь внутрішній креатив. Час найняти консультанта! Звичайно, якщо консультант знається на справі, він запитає: «То що ж ми намагаємося тут насправді зробити?» (бачення, мета).

Техніки природного планування

П’ять етапів

Це само собою зрозуміло, але все потрібно ще раз нагадати: ефективніше обдумування проектів і ситуацій допомагає вирішувати їх швидше, краще й успішніше. Якщо наш мозок планує зазвичай у природний спосіб, чого ми можемо від нього навчитися? Як використовувати цю модель, щоб отримувати кращі результати?

Розгляньмо кожний з п’яти етапів природного планування, щоб зрозуміти, як можна вплинути на ситуацію.

Мета

Фанатизм означає подвоєння зусиль тоді, коли ви забули мету.

— Джордж Сантаяна

Завжди корисно запитувати «чому?». Майже все, що ви зараз робите, можна поліпшити й оновити, якщо уважніше вивчити предмет.

Чому ви йдете на наступну зустріч? Яка мета вашого завдання? Чому ви запрошуєте друзів на вечерю? Чому ви наймаєте директора з маркетингу, а не користуєтеся послугами агенції? Чому миритеся із ситуацією в організації обслуговування? І так нескінченно.

Я погоджуюся: це ніщо інше, як розвинений здоровий глузд. Знати і чітко усвідомлювати мету будь-якої дії — головна вказівка для належної зосередженості, творчого розвитку та співпраці. Але цей здоровий глузд не практикується широким загалом, оскільки створивши справу, так просто заплутатися в її формах і втратити зв’язок між початковими та реальними намірами.

Провівши тисячі годин в офісах з розумними людьми, я знаю, що запитання «чому?» не можна ігнорувати. Коли люди скаржаться, що у них