Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Такий тип мислення не потрібно розвивати. Здебільшого воно відбувається неформально, я називаю це плануванням на звороті конверта — коли ви у буквальному сенсі пишете на зворотному боці конверта чи на серветці у кав’ярні, де з колегою обговорюєте порядок денний і план проведення презентації з продажів. З мого досвіду випливає: такий тип планування є найефективнішим, зважаючи на отриманий результат щодо затраченої енергії. Звісно, трапляються випадки, коли потрібно розробити більш формальну структуру чи план, щоб з’ясувати складові, наслідки та пріоритети. Детальніші плани знадобляться також для погодження складніших ситуацій — якщо окремим командам доведеться співпрацювати над різними частинами проекту, або необхідно накреслити бізнес-план, щоби запевнити інвестора у вашій компетентності. Та загалом для творчості вам цілком достатньо ручки й аркуша паперу.

Основна мета — максимально чітко розуміти проекти та ситуації, контролювати їх, щоб вони не відволікали ваші думки, і на додачу до цього не губити потенційно корисні ідеї.

Як я переконався, у професійному світі не існує нагальної потреби у більшій кількості формальних моделей; ті, кому вони потрібні, вже мають їх або можуть дізнатися про них, навчаючись у виші чи на курсах з підвищення кваліфікації. Натомість найбільшою прогалиною для нас є брак моделі концентрації уваги на проекті. Ми потребуємо способів перевірки та підтримання нашого мислення, і байдуже, наскільки неформальними вони будуть. Формальні засідання з питань планування та потужні планувальні інструменти (такі як комп’ютерні програми з керування проектами) іноді бувають корисними, але найчастіше учасникам зустрічі знадобиться інша зустріч — неформальне засідання-на-звороті-конверта (або з маркерною дошкою) — щоб конкретизувати та проконтролювати всі завдання. Офіційні та більш структуровані зустрічі зазвичай пропускають принаймні одне важливе питання: чому проект має виконуватися в першу чергу. Або на них бракує часу для мозкового штурму, коли можуть з’явитися ідеї, про які раніше ніхто не здогадувався і які зроблять проект цікавішим, вигіднішим і просто веселішим.

І насамкінець: лише зрідка такі зібрання чітко окреслюють наступні кроки і зобов’язання в різних аспектах проектного плану.

Добра новина: існує продуктивний спосіб обмірковування проектів, ситуацій і тем, щоб отримувати максимальну вигоду з мінімальними затратами часу та зусиль. Це той природний спосіб планування, який ми використовуємо, коли свідомо намагаємося взяти контроль над проектом або виконуємо його для досягнення бажаного результату. Мій досвід засвідчує, що коли люди планують у більш невимушеній атмосфері, вони менше хвилюються й отримують кращі результати.

Модель природного планування

Вам уже знайомий найрозумніший і найбільш творчий планувальник у світі — це ваш мозок. Власне, ви є планувальною машиною. Ви плануєте тоді, як одягаєтеся, обідаєте, йдете до крамниці та навіть просто розмовляєте. І хоча здається, що цей процес довільний, необхідна доволі складна послідовність кроків до того, як ваш мозок подасть сигнал до реального виконання дії. Є п’ять етапів на шляху до реалізації будь-якого завдання:

1. Визначення мети та принципів.

2. Уявлення повної картини.

3. Мозковий штурм.

4. Організація.

5. Накреслення першочергових дій.

Найдосвідченіший планувальник у світі — ваш мозок.

Простий приклад: планування вечері в ресторані

Що стало приводом для вашої останньої вечері в ресторані? Тут безліч чинників — бажання втамувати голод, зустрітися з друзями, відсвяткувати подію, підписати ділову угоду або зав’язати романтичні стосунки. Щойно одна з цих причин переросла в реальне бажання, ви почали планувати. Намір став метою й автоматично започаткував процес внутрішнього планування. Ваші принципи створили рамки для плану. Можливо, ви свідомо не думали щодо принципів у контексті вечері в ресторані, але ви міркували в їхніх межах: якість їжі та сервісу, доступність, зручність і комфорт відіграли роль. У будь-якому випадку ваші мета й принципи стали визначальним стимулом і рамками планування.

Якими були ваші перші думки, коли ви вирішили втілити свій намір? Звісно, не «Пункт ІІ.А.З.б з плану». Перші ідеї були на зразок: «італійська їжа в „Джіованні“» або «посидимо за столиком на вулиці у „Бістро“». Можливо, ви уявили якісь приємні картинки з майбутнього вечора — людей, атмосферу і/або результат. Це було уявлення завершальної картини. Тоді як мета зазначила, чому ви йдете вечеряти до ресторану, уява намалювала відповідь на запитання що — вигляд, звучання музики та відчуття від фізичного світу, які найповніше відповідали вашій меті.

Коли сформувалося ваше уявлення, що ваш мозок почав підсвідомо нашіптувати? Які саме думки? «О котрій годині краще піти?» «Чи сьогодні відчинено ввечері?» «Чи там виявиться забагато людей?» «Якою буде погода?» «Може, нам слід перевдягтися?» «У машині достатньо пального?» «Наскільки ми голодні?» Це був мозковий штурм. Ці прості запитання — частина звичайного творчого процесу, який розпочався, щойно ви намалювали для себе ще не досягнутий результат. Ваш мозок помітив прогалину між очікуваним і реальним станом справ і почав усувати когнітивний дисонанс, намагаючись заповнити лакуни. Це початок фази невимушеного планування під назвою «як?». Обдумування відбувалося у випадковій, незапланованій манері. Перед вами постало багато аспектів щодо вечері в ресторані. Звісно, вам не потрібно було записувати їх на папері, але ви зробили щось схоже подумки.[10]

Щойно ви згенерували достатню кількість ідей і деталей, ви почали організовувати їх. Ви напевне подумали або сказали: «Спершу треба довідатися, чи працює ресторан» чи «Зателефонуймо Андерсонам і спитаймо, чи бажали б вони піти з нами». Оскільки у вас з’явилося чимало думок стосовно результату, ваш мозок почав автоматично сортувати їх за складниками (частинами проекту), пріоритетами та/або послідовністю подій. Складники такі: «Потрібно вирішити з логістикою, людьми та локацією». Пріоритети: «Важливо дізнатися, чи клієнт взагалі хоче йти до ресторану». Послідовність була такою: «Спершу слід перевірити, чи відчинено ресторан, потім зателефонувати Андерсонам, відтак вдягтися». Це частина природного планування, яка охоплює виклик, порівняння й оцінку. Одна справа більша, краща і важливіша за все інше.

Розумне мислення — це шлях до розумних думок.

І наостанок (якщо ви серйозно взялися за виконання проекту, в даному випадку — вечеря в ресторані) ви зосередите увагу на першочерговій дії, яку слід виконати для реалізації першого складника. «Зателефонувати до кав’ярні „Руж“, довідатися, чи вони працюють, і замовити столик».

Все, що ви виконуєте за день, зазвичай містить ці п’ять природних етапів планування. Це спосіб, у який ви щось створюєте — вечерю, вечір відпочинку, новий продукт або нову компанію. У вас з’являється прагнення діяти; ви уявляєте результат; генеруєте відповідні ідеї; вибудовуєте їх у структуру; визначаєте фізичну дію, яка започаткує справу. Все це ви робите невимушено, не замислюючись.

Природне планування не є