Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Приймайте всю вхідну інформацію обмеженою кількістю каналів, щоби згодом легко її переглядати й оцінювати.

Роль стандартних інструментів і процедур для збирання ідей і даних дедалі посилюватиметься в міру того, як ускладняться ваші життя і робота. Із просуванням у кар’єрі ви помітите, що найкращі ідеї щодо роботи не виникають у вас на роботі. Здатність опановувати свої розумові процеси разом з надійними засобами для збирання інформації і завдань, що завжди у вас під рукою, — ключова умова для успіху в житті.

Регулярно очищуйте інструменти для збирання

Останній чинник для успішного збирання є очевидним: якщо ви не розбираєте і не опрацьовуєте речі, які накопичилися, ваші інструменти слугують вам лише місцем зберігання аморфного матеріалу. Зменшення вмісту не означає, що ви маєте покінчити з ним одразу; ви повинні вирішити конкретно, що це таке і як слід з ним діяти, а якщо справу не завершено, ввести її до вашої системи. Але з контейнера потрібно її вийняти. Не залишайте її там і не повертайте туди! Переповнені лотки схожі на сміттєві баки і поштові скриньки, які ніхто не розвантажує, — купуються лише нові й нові для зберігання вмісту, що постійно зростає.

Блокування плину будь-чого підриває можливість бути присутнім, свіжим і творчим у цій сфері.

Для вчасного очищення лотка із вхідною інформацією має добре працювати інтегрована система керування життям. Надмір справ нагромаджується в лотках (реальних і цифрових), оскільки немає ефективної системи їх очищення. Завжди простіше залишити речі на місці та не чіпати їх, якщо ви знаєте, що з ними потрібно щось зробити, але не можете це виконати наразі. Лотки для паперів і папка «Вхідні» в електронній пошті — це найкраще, на що дехто здатний з метою організації — принаймні вони знають, що десь там є нагадування, що треба виконати. На жаль, така рятувальна сітка порветься, коли купи паперів завалять все довкола, а вхідної пошти стане так багато, що її не вмістить екран.

Коли ви оволодієте двома наступними кроками і знатимете, як швидко й легко обробляти та організовувати вхідну інформацію і незавершені питання, ваш лоток знову виконуватиме первісні функції. Далі ви довідаєтеся, як очищувати лотки та папку вхідної пошти, не виконуючи завдань негайно.

Процес з’ясування

Мабуть, найважливішим уроком, який я дав усім тим, кому викладав свою систему, стало навчання їх покроковому обдумуванню, як спустошувати їхні контейнери. Коли ми з головою великого департаменту всесвітньої корпорації завершили опрацювання всіх її відкритих питань, вона зізналася, що хоча завдяки календарю завжди знала, на яку зустріч йти, однак не відчувала такого ж полегшення стосовно багатьох інших аспектів її роботи, які ми щойно з нею з’ясували. Всі дії та інформацію, про яку вона потребувала нагадування, ми ідентифікували та впорядкували в надійну систему.

Краще помилятися, ніж вагатися.

— Фрімен Дайсон

Що ви маєте знати стосовно кожного електронного листа, повідомлення, нагадування, аркуша з нотатками після зустрічі або власної ідеї, що спала вам на думку? Це складова системи керування вхідною інформацією, яка формує основу персональної організації. Багато людей намагаються все організувати, але припускаються помилки, коли чинять це з купою незавершених справ. Ви не можете організувати все, що надходить вам, — лише зібрати й опрацювати. Натомість ви організовуєте дії, до яких слід вдатися, відштовхуючись від ухвалених щодо них рішень. Обидві фази — збирання й організація — показано у центральному стовбчику моделі дерева прийняття рішень (схема на с. 63).

Що це?

Це не безглузде питання. Ми говорили про «всяку всячину» і кошики для збирання. Але ми ще не з’ясовували, що являє собою «всяка всячина» і що з нею робити. Приміром, з наших особистих організаційних систем вислизають неупорядковані утворення, що надходять від держави чи вашої компанії. Але чи маємо ми щось з ними чинити? І як реагувати на лист із відділу з питань роботи з персоналом щодо нової політики в певній сфері? Якось у клієнта я знайшов стоси повідомлень, які «заблукали» серед паперів у столі, бо він не приділяв і секунди уваги, щоб з’ясувати, про що в них ідеться. Ось чому важливим є наступне рішення.

З цим потрібно щось робити?

На це питання існують дві відповіді: так і ні.

Дія не вимагається. Якщо відповідь заперечна, є три варіанти, як чинити далі.

Про них поговоримо у наступному розділі. Поки що зазначу, що вам знадобляться кошик і кнопка «Delete» для сміття, «файл-штурханець» або календар для відкладених матеріалів і надійна система для зберігання довідкової інформації.

Дія вимагається. Це група завдань, з якими потрібно щось чинити, оскільки відповідь була ствердною. Типовими прикладами можуть бути електронний лист із проханням надати стислий виклад доповіді, яку ви погодилися прочитати, або занотована інформація під час особистої розмови з віце-президентом про важливий проект, що потребує незалежного консультанта.

Виконання завдань не потребує великих зусиль, значні зусилля знадобляться, коли вирішуєте, як саме діяти.

— Ельберт Габбард

Щодо кожного пункту, який слід виконати, необхідно визначити дві речі:

Якщо це стосується проекту... Вам потрібно записати результат у списку «Проекти». Ця своєрідна віха нагадуватиме вам про відкрите питання, доки його не вирішите. Щотижневий перегляд списку (див. с. 78) покаже вам це завдання як щось невиконане. Воно буде актуальним у вашому списку (на противагу вашій голові), доки його не буде завершено чи відмінено.

Яка наступна дія? Це запитання важливе для всього, що ви зібрали; якщо ви чітко відповісте на нього, у вас з’явиться ключова реальна справа, яку потрібно організувати. Під «наступною дією» розуміємо першочергову фізичну, видиму активність, необхідну для зрушення нинішньої ситуації зі справою в бік її завершення.

Ось кілька прикладів наступних дій:

• Зателефонувати Фреду, щоб довідатися назву і телефон ремонтної фірми, про яку він згадував.

• Накидати чернетку з ідеями для обговорення проектного плану бюджету.

• Обговорити з Анжелою систему зберігання, яку маємо запровадити.

• Знайти в інтернеті місцеві курси з малювання аквареллю.

Це все реальні фізичні дії, які потрібно виконати. Нагадування про них стануть першим зерном на млині вашої особистої системи керування продуктивністю.

Виконайте, Делегуйте або Відкладіть. Коли ви визначитеся з наступною дією, у вас буде три варіанти:

1. Виконайте. Якщо на виконання дії знадобиться менше двох хвилин, її слід виконати одразу ж.

2. Делегуйте. Якщо дія потребує більше двох хвилин, спитайте