Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Багато справ накопичуються для вас саме зараз, коли ви читаєте цю книжку. Надходить пошта в різні скриньки — фізичні та віртуальні. Доправляють посилки та листи додому. Реальні завдання кладуть у теку на вашому столі в офісі, а цифрові ґаджети наповнюються електронними листами, повідомленнями та голосовою поштою. Водночас ви збираєте різні питання у вашій голові, ті, які вже давно потребують вирішення. Хоча вони не мозолять очі, як електронна пошта, все одно потребують уваги — питання слід закрити, щось необхідно зробити. Стратегічні ідеї, що припадають пилом у записнику, нефункціонуючі ґаджети в шухлядах стола, які треба викинути або полагодити, старі журнали на полиці — все це підпадає під категорію таких справ.

Щойно ви почепили на питання ярлик «потрібно виконати», воно стає незакритим. Якщо ви не вирішили, робити щось чи ні, це теж незавершена справа. Сюди входять усі ваші наміри щось виконати, які досі не здійснено. І також сюди належать усі справи, які ви відклали або ще виконуєте, разом з питаннями, щодо яких ви зробили все заплановане, але не усвідомили, що вони вже закриті.

Невиконане завдання залишається невиконаним у двох місцях — там, де воно реально перебуває, і у вашій голові. Невиконані завдання в голові відбирають енергію вашої уваги, гризучи при цьому ваше сумління.

— Брахма Кумаріс

Щоб належним чином керувати такими відкритими питаннями, вам потрібно збирати їх у «контейнери», де вони зберігатимуться у стані очікування, доки ви не вирішите, які це питання і як необхідно (якщо необхідно) з ними чинити. Такі контейнери потребують регулярного перегляду та відсіювання вже непотрібного, щоб вони могли функціонувати як засіб для збирання.

Здебільшого все потенційно значуще для вас уже збирається. Якщо такі речі не скеровувати до зовнішньої надійної системи, вони осядуть пластами у вашій голові. Той факт, що завдання не лежить у лотку на столі, не означає, що його не існує. Але ви маєте бути впевненим, що все потрібне вам накопичується не у вашому мозку.

Інструменти для збирання

Існують декілька видів інструментів, високо- і низькотехнологічних, які можна використовувати для фіксування ваших незавершених справ. Усе перелічене далі може слугувати своєрідним лотком для збирання власних ідей та інформації із зовнішніх джерел:

• лотки для паперів;

• паперові носії для нотаток;

• цифрові/аудіо носії для нотаток;

• електронна пошта.

Лоток для паперів

Стандартний пластиковий, дерев’яний, шкіряний чи дротяний лоток роками був найпоширенішим інструментом для накопичення речей, які потребують певного виду опрацювання: пошта, журнали, нотатки для зустрічей, корпоративні звіти, квитки, чеки, флешки, візитівки — навіть ліхтарики з відпрацьованими батарейками!

Записники та блоки паперу

Блокноти з відривними аркушами та на пружині, блоки папірців усіх форм і розмірів чудово годяться для записування раптових ідей, вхідної інформації, завдань до виконання тощо. Все, що відповідає вашому смаку і вміщується в сумці чи кишені.

Цифрові та голосові засоби для нотаток

Комп’ютери, планшети, смартфони та інші види мобільних цифрових девайсів можуть використовуватися для збирання нотаток з метою їх подальшого опрацювання, тимчасово зберігаючи записи про речі, що потребують нагадування.

Електронна пошта

Якщо ви маєте зв’язок зі світом засобами електронної пошти, на ваших пристроях має бути місце для зберігання повідомлень і файлів, доки ви їх не проглянете, прочитаєте та опрацюєте.

Інтеграція технологій

Еволюція у цифровому світі неймовірно спростила можливість автоматично об’єднувати всі канали збереження інформації. Нотатки, записані на папері та дошках, можна сфотографувати, розпізнати і «залити» в програму для зберігання. Записане голосове повідомлення можна розшифрувати і роздрукувати. Ідею можна сформулювати і надіслати в електронному листі з мобільного пристрою.

Всі описані високо- чи низькотехнологічні інструменти та функції працюють подібно до лотків, збираючи потенційно важливу інформацію, завдання, ідеї, угоди.

Чинники успіху в процесі збирання

На жаль, лоток сам по собі не функціонуватиме. Багато людей мають найрізноманітніші інструменти для збирання, але вони не контрольовані або використовуються не вповні. Розгляньмо три вимоги, необхідні для того, щоб етап збирання працював.

Викиньте все це з голови

Якщо ви досі намагаєтеся втримати всі справи в голові, у вас не буде мотивації використовувати та вчасно чистити ваші лотки. Здебільшого люди байдужі до цих інструментів, оскільки, на їхню думку, вони не є цілісною системою; чимало працівників тримають неповний список справ у лотку і такий самий неповний перелік — у голові, тому не отримують справжньої користі від жодного з них. Це як грати у пінбол на автоматі з великими дірками: м’ячі постійно туди залітають, отож немає мотивації продовжувати гру.

Очищуйте мозок. Ця процедура для нього корисніша, ніж для шлунка.

— Мішель Екем де Монтень

Зберігайте все або в голові, або поза її межами. Інакше ви не матимете ні до чого довіри.

Ці інструменти для збирання мають стати частиною вашого життя.

Тримайте їх напоготові, щоб ви могли записати цінну думку, де б ви не були. Думайте про них як про щось незамінне, як про зубну щітку, водійське посвідчення чи окуляри. Впевненість, що нічого потенційно важливого не втратиться, звільнить простір для з’яви багатьох нових ідей.

Зведіть до мінімуму кількість місць для збирання

У вас має бути стільки лотків, скільки вам потрібно, але не більше тієї кількості, якою ви зможете керувати. Ця функція повинна бути доступною завжди, оскільки речі, які ви захочете зібрати, можуть з’являтися будь-де. Та якщо у вас буде забагато місць для збирання, ви не зможете опрацьовувати їх легко та послідовно.

Надлишок кошиків для накопичення інформації може легко виникнути в обох сферах — високо- і низькотехнологічних. Люди, які користуються паперовими нотатками, можуть реально їх упорядкувати. Такі записки слід розподіляти та опрацьовувати, щоб вони не залягали стосами в шухлядах і блокнотах. Паперові матеріали варто складати у спеціальні лотки, уникаючи їх нагромадження по всіх кутках. Якщо говорити про технологічний бік, то кількість джерел, звідки можуть надходити дані, надміру зросла з появою соціальних мереж, численних цифрових пристроїв і всюдисущої електронної пошти. Сьогодні в людей зазвичай більше однієї електронної поштової скриньки, акаунти в різних соціальних мережах і декілька мобільних ґаджетів. Парадоксально, але тенденція збирати інформацію про запас і кількість людей, стурбованих цим, зростають з цифровою революцією, яка модернізувала наше життя.