Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Остаточний підсумок цієї праці такий: коли ви використовуєте свою пам’ять як організаційну систему (як більшість людей на планеті для керування більшістю справ у своєму житті), ваш розум унаслідок цього стає переповненим і некомпетентним, адже ви щоразу вимагаєте від нього інтенсивної роботи, для якої він недостатньо екіпірований.

Однак якщо ви можете спрямувати його увагу на ефективну роботу зі створення оптимальних пускових механізмів для подальшого обмірковування та дій (таких, як читання електронної пошти, ранжування зустрічей у вашому календарі для обговорення певних питань), то він розслабляється і покладається на автоматичне й витончене мислення, коли йому надали конкретні речі для зосередження у відповідному контексті. У такому разі ви гадаєте, що побачите цю зустріч у вашому календарі заздалегідь за час, достатній для підготовки.

GTD надає методологію для ідентифікації справ, які потребують зосередженої уваги, її ефективного застосування на початковому етапі й організації пускових механізмів для правильного обмірковування у слушний час. Бельгійські дослідники створили витончену демонстрацію науки на службі ефективної максимізації того, в чому наш розум сильний, а в чому має недоліки, накресливши структуру для ефективнішого досягнення глибоких результатів з мінімальними мисленнєвими зусиллями![44]

Полегшення когнітивного навантаження незавершеності

Багато плідних зусиль доклали на початку цього століття д-р Рой Баумайстер і його колеги, які визначали вплив на свідомість незавершених питань — цілей, проектів, результатів тощо, котрі стали предметом зобов’язання, але ще не завершені. Їхні висновки просто підтвердили те, що я десятиліттями відчував: невиконані завдання займають у свідомості певне місце, і згодом його бракує для ясності й зосередженості.[45]

Втім, цікаво, що водночас з практиками GTD Баумайстер також довів: виконання цих пунктів не означає автоматичне звільнення від тиску на психіку. Натомість потрібний чіткий план, який забезпечує їх подальше завершення.[46]

У моделі, поданій Баумайстером, просте визначення наступної дії для виконання зобов’язання є достатнім результатом «планування», оскільки пусковий механізм чи нагадування міститься там, де ми можемо його побачити в межах розумного часового проміжку. Мої міркування та модель вельми часто цитуються в його чудовій книзі «Сила волі», і це вписує їх до широкого контексту керування розумовими «м’язами», які нам необхідно постійно вправляти, особливо в роботі з інформацією.[47]

Теорія потокового стану

Одна з найпопулярніших концепцій у цій галузі, часто асоційована з GTD, це ідея «потокового стану» — стану найвищої продуктивності й залученості. Потоковий стан є тим, що спортсмени співвідносять із перебуванням «в ударі», і його також можна порівняти з ідеєю «розуму, чистого як вода», яку я розглядав у розд. 1.

Переживання потокового стану позначене різними особливими компонентами, деякі з них уже застосовані у формуванні методу GTD. Для відчуття потокового стану необхідно, щоб ваші вміння в ході виконання поточного завдання відповідали наявному виклику. Якщо виклик перевищує ваш рівень умінь, ви відчуватимете тривогу, а якщо ваші вміння перевищують виклик, ви, найвірогідніше, нудьгуватимете на такій роботі.[48] Потоковий стан зазвичай супроводжується повним зосередженням на конкретному завданні, з відчуттям контролю та чітких цілей на обрії. Індивіди в потоковому стані загалом мають уявлення про наступні завдання й отримують негайний зворотний зв’язок під час виконання роботи. Вони також відчувають злиття дії зі свідомістю, коли втрачають самоусвідомлення і відчуття часу. Тоді люди зазвичай мотивовані, віддаються певній діяльності на власну користь і не за винагороду. Ті, хто перебуває в потоковому стані, часто працюють на найвищому рівні і цілком занурюються в роботу. Якщо індивіди відчули потоковий стан, вони прагнуть повторення діяльності, яка дала їм можливість його відчути.

Потоковий стан був спершу концептуалізований на матеріалі занять у рамках дозвілля (наприклад, сходження на гору або малювання). Михай Чиксентмихаї та Джон Лефевр[49] з’ясували, що люди сконцентровані на високопрофесійній, складній діяльності частіше на роботі (54 %), ніж під час відпочинку (18 %). Чиксентмихаї пояснив це тим, що багато різновидів діяльності містять такі цілі та структури зворотного зв’язку, які уможливили б відчуття потокового стану під час роботи — феномен, що асоціюється з високими рівнями суб’єктивного добробуту.[50]

Можна приділяти свідому увагу лише одній справі за один раз. Якщо це все, до чого прикуто вашу увагу, ви — у потоковому стані.

Метод GTD передбачає кілька умов переживання потокового стану, зокрема чіткі цілі й отримання зворотного зв’язку. Наголос методу на зосередженні уваги навколо одного завдання за один раз невіддільний від ключового питання щодо відчуття потокового стану: повне занурення в єдиний вид діяльності, в межах якого працює обмежений діапазон подразників. Засвоївши GTD, люди легше знаходять можливість відчувати потоковий стан у роботі й особистому житті. Коли вони виносять завдання зі свідомості до зовнішньої системи, то можуть легше відстежити прогрес, що є різновидом зворотного зв’язку. Отримання повної картини зобов’язань у роботі й житті допоможе ухвалювати правильніші рішення щодо того, чому приділяти увагу кожного конкретного моменту, що своєю чергою дасть змогу повніше віддаватися виконанню завдання і відчути потоковий стан як вірогідніший результат.

Теорія самолідерства

Поняття «самолідерство» можна відстежити до середини 1980-х років, коли воно стало результатом розширення концепції самокерування. За визначенням К. Нека та ПІ. Манца[51], самолідерство — процес, завдяки якому індивід контролює власні вчинки, впливаючи на них із використанням поведінкових і когнітивних стратегій. Зростанню популярності самолідерства сприяли велика кількість книжок практичного спрямування, теоретичних та емпіричних журнальних публікацій, залучення до підручників з менеджменту та лідерства, а також різноманітні тренінгові програми із самолідерства.

Стратегії, з яких складається самолідерство, загалом поділяють на три категорії: зосередження на поведінці, природна винагорода і модель конструктивного мислення.

Стратегії зосередження на поведінці зазвичай сконцентровані на підвищенні самооцінки людини задля кращого керування поведінкою. У контексті роботи ці стратегії здебільшого акцентують на виконанні необхідних, але неприємних завдань. Ця група стратегій охоплює самоспостереження, визначення власної мети, самовинагороду, самопокарання та самонатяки.

Стратегії природної винагороди спрямовані на створення ситуацій, у яких людина мотивується або винагороджується самою діяльністю. Ці стратегії працюють навколо переформування неприємних завдань чи діяльності, щоб зробити їх приємнішими, і довільного зосередження уваги на корисних аспектах роботи.

Стратегії моделі конструктивного мислення співвідносяться конкретно зі створенням способів мислення, які можуть позитивно вплинути на продуктивність. Приклади таких стратегій передбачають розмову з собою, творення психічних образів і заміну неефективних переконань та припущень.

Забезпечення себе правильними натяками щодо правильних речей які ви помітите