Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Як позбутися пріоритетного мислення

Приділіть хоча б кілька хвилин для довільних нотаток про речі, які сталися з вами, поки ви читали цей розділ. Запишіть усе, що ввірвалося до вашого розуму на цих вищих рівнях вашого внутрішнього радара, і звільніть від нього свою голову.

Згодом опрацюйте ці нотатки. Подумайте, чи справді хочете просувати те, що ви записали. Якщо ні — викиньте нотатку або покладіть її до списку «Колись/можливо» чи в папку «Мрії та цілі, якими я, можливо, колись перейматимусь». Може, ви хочете накопичувати більше таких думок про майбутнє і формалізувати цю вправу — наприклад, накреслите новий бізнес-план з вашими партнерами, розробите і запишете ідеї життя та мрії з вашою другою половинкою, створите для себе точніший кар’єрний план на подальші три роки чи просто наймете персонального коуча, який може провести вас через усі ці щаблі та процеси обмірковування. Якщо ви це здійсните, покладіть результати до списку «Проекти» й оберіть наступну дію. Тоді виконайте її або доручіть комусь чи додайте нагадування про неї до відповідного списку.

Нейтральність — стан, коли ви не вистрибуєте вперед занадто швидко і не рухаєтеся надто повільно. Нейтральність не означає неактивність, самовдоволення чи пасивність. Це — про спокійну рівновагу, яка дає змогу отримати нову інформацію та з’ясувати нові можливості перед тим, як діяти далі. Коли ви нейтральні, ви насправді підвищуєте свою чутливість та інтуїтивну розсудливість. Нейтральність — плідна основа, з якої виростають нові можливості.

— Док Чілдре

Зробивши це, ви можете перенести вашу увагу на творче обдумування конкретних проектів, які вже ідентифікували, але ще цілковито не реалізували. Вам потрібно впевнитися, що ви готові до цього різновиду вертикального опрацювання.

Розділ 10

Налагодження контролю над проектами

У розділах 4-9 описано всі фокуси та методи, необхідні для того, щоб очистити голову й інтуїтивно визначитися стосовно того, що і коли чинити. Це горизонтальний рівень — те, що потребує вашої уваги та дій у горизонтальній картині вашого життя. Остання частина пазла є вертикальним рівнем — глибокий аналіз та оптимістичне обмірковування того, що може підвищити силу вашого креативного мислення. У вас можуть бути чітко з’ясовані очікувані наслідки та передбачені наступні кроки за різноманітними проектами та ситуаціями, в яких ви берете участь, але ви відчуваєте поклик поліпшити дещо у вашій системі шляхом креативнішого обдумування і детальної розробки того, як і що чинити.

Це повертає нас до потреби розвитку і вдосконалення проектного планування.

Потреба більш неформального планування

Після років тренінгів з тисячами фахівців я можу твердо сказати: всі ми могли би більше застосовувати планування — менш формально і частіше — для наших проектів і процесів у нашому житті. І якби ми так чинили, це зняло б значну напругу з нашої психіки й дало б величезну творчу вигоду з мінімальними зусиллями.

Середина кожного успішного проекту виглядає як катастрофа.

— Розабет Мосс Кантер

Я з’ясував, що найбільші можливості вдосконалення планування полягають не у застосуванні старанно розроблених аналітичних інструментів (як, наприклад, діаграма Ганта), використовуваних професійними керівниками проектів. Потрібно вчитися розвивати творче, проактивне мислення, яке нам доступне — тобто може бути доступне.

Головна причина нестачі такого ефективного, продуктивного мислення — брак легко структурованих і використовуваних систем керування потенційно безмежною кількістю нюансів, що виникають. Ось чому мій підхід переважно є плануванням «знизу вгору». Якщо ви кепсько контролюєте ваші поточні актуальні зобов’язання, ви несвідомо будете опиратись цілеспрямованому плануванню. Однак щойно ви почнете застосовувати ці методи, ви можете виявити, що вони вивільнюють місце для величезної кількості креативних і конструктивних думок. Якщо ваші системи та звички налаштовані на сприйняття нових ідей, продуктивність зросте в геометричній прогресії.

Вам треба налаштувати системи та прийоми, які дають змогу думати про ваші проекти і завдання частіше, легше та глибше.

У розд. З я в деяких деталях описав п’ять фаз проектного планування, які допомагають винести щось зі стадії ідеї до фізичної реальності.

Далі подано практичні підказки і техніки, які я рекомендую для полегшення природних, неформальних процесів планування. І хоча всі ці пропозиції засновані на здоровому глузді, більшість людей навіть близько не дотримує їх так часто, як могла би. Застосовуйте їх будь-коли і якомога частіше, щоб зберегти свою розумову енергію для великих формальних зустрічей.

Які проекти потребують планування?

Більшість результатів, які ви визначили для списку «Проекти», не потребуватимуть жодного разового планування, крім того, що ви продумуєте швидко і природно, щоб обрати наступну дію за цими проектами. Наприклад, усе планування, потрібне для проекту «Перевірити машину», складатиметься з рішення зазирнути в інтернет, спіймати розташування найближчої станції техобслуговування і призначити час техогляду.

Однак є принаймні два різновиди проектів, які заслуговують бодай якогось планування: 1) ті, що привертають вашу увагу навіть після визначення наступних дій стосовно них; 2) ті, щодо яких потенційно корисні ідеї та деталі підтримки щойно дали про себе знати.

Перший різновид — проекти, що містять деталі, які слід додатково вирішити й організувати, — вони потребуватимуть більш прискіпливого підходу, ніж просте визначення наступної дії. Для них треба конкретніше застосувати одну чи більше фаз моделі природного планування: мета й принципи, бачення/результат, мозковий штурм та/або організація.

Другий різновид — проекти, ідеї щодо яких виринули у вас принагідно, коли ви були на пляжі, за кермом чи на зустрічі. Такі проекти потребують відповідного місця, де ці пов’язані з ними ідеї можна зафіксувати. Там вони можуть почекати до моменту, коли стануть у пригоді.

Проекти, які потребують наступних дій з планування

Імовірно, ви могли б назвати прямо зараз кілька проектів, які слід чіткіше визначити щодо цілей, матеріалізувати та проконтролювати. Скажімо, у вас невдовзі важлива зустріч, і ви знаєте, що треба підготувати для цього порядок денний і матеріали. Або ж ви щойно дістали у спадок роботу з координації щорічної конференції наукового товариства і вам потрібно її організувати якомога швидше, щоби почати делегувати певні завдання. Або ж вам слід продумати плани на найближчі вихідні, які ви проведете з родиною. Якщо ви ще цього не зробили, хай наступною дією зараз буде та, з якої почнеться процес планування кожної з цих справ і внесення її до відповідного списку дій. Відтак продовжуйте планування.

Типові кроки з планування

Найпоширеніші