Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Коли ви завершите роботу над поточним контролем цього рівня, у вас автоматично з’явиться більш обґрунтоване відчуття найближчих пріоритетів, чого майже неможливо досягти якось інакше.

Рівень 1. Остаточно оформіть ваш список «Проекти». Чи справді в ньому зафіксовано всі зобов’язання, які потребуватимуть більше однієї дії для завершення? Це визначить обсяг завдань на тиждень у сфері вашої діяльності й дозволить розслабитися на певний час.

Склавши список поточних дій на всіх рівнях, ви автоматично досягнете кращого зосередження, налаштування і відчуття пріоритетів

Якщо ви складете повний список усіх запланованих подій у приватному житті й на роботі на цьому рівні, то у ньому з’являться дії, яких ви й не мали наміру виконувати. Просто створення цього переліку прагнень дасть вам чіткішу основу для ухвалення рішень про те, що робити, коли випаде вільний час. Коригуючи свій список «Проекти», люди бачать, що є декілька завдань, виконання яких можна завершити, що сприятиме просуванню поточних справ.

Мало в кого є чіткі дані у визначеному та доступному для них місці у певній предметній формі. Перед будь-яким обговоренням планів на день ця інформація має бути під рукою.

Знову ж таки, якщо ви втілюєте в життя методологію вирішення справ, ваш список «Проекти» буде там, де він має бути. Більшості людей, яких ми тренуємо, достатньо 10-15 годин фіксування, прояснення й організації, щоби довіряти досконалості їхнього списку.

Я вважаю, що саме рівень 1, який об’єднує найцікавіші задачі, сприяє досягненню природного рівня — «розум чистий, як вода» (нічого в думках, окрім наявного в конкретний момент) У всіх нас бувають ситуації й обставини, які додають клопоту, цікавості або відволікають, але що з ними чинити, ми одразу не збагнемо. У вашого сина проблеми у стосунках із класним керівником; ви розчаровані тим, як багато часу йде на впровадження нового порядку у вашій компанії; у вас викликає занепокоєння людина, яка керує вашим комітетом зі збору коштів; ви все ще думаєте, що вам треба відновити заняття малюванням, тощо. Щоб ці голоси не лунали у вашій голові, слід ідентифікувати цільові результати для кожного з цих питань (проект) і виконувати ті дії, які допоможуть справі і мають вписатися у вашу випробувану систему. Виконання злагоджених дій на цьому рівні продуктивності без стресу — критерій майстерності.

Рівень 2. Це рівень «поточних робочих обов’язків» і «ділянок мого життя, які треба підтримувати у належному стані». Які капелюхи ви вдягаєте — себто які ролі ви виконуєте? З професійного погляду це стосувалося би вашої поточної посади і роботи. В особистому контексті це охоплювало б ділянки відповідальності, які ви взяли на себе у своїй родині, у вашій спільноті і, звісно, перед собою як дієвою особистістю.

Можливо, деякі з цих ролей у вас уже визначені й описані. Якщо ви нещодавно почали працювати на новій посаді і у вас є трудова угода про ваші посадові обов’язки, це був би вочевидь гарний старт. Якщо ви у минулому вправлялися у визначенні цілей і проясненні цінностей і у вас залишилися створені тоді матеріали, додайте їх до активу.

Якщо ви не усвідомлюєте суті вашої роботи, вам завжди здаватиметься, що ви в ній тонете.

Наступна моя порада — складіть і зберігайте список «Ділянки уваги». Можливо, ви захочете розділити його на списки «Професійне» та «Особисте», тоді обидва треба послідовно переглядати. Це один із найкорисніших контрольних списків, які ви можете створити для вашого самоврядування. Він не потребуватиме щотижневого перекалібрування на зразок того, що ви чините зі списком «Проекти»; більш вірогідно, цикл перевірок стане дещо довшим. Залежно від швидкості змін у деяких із важливіших ділянок вашого життя і роботи його варто використовувати як пусковий механізм для потенційних нових проектів — раз на місяць чи раз на три місяці.

Імовірно, що у вас є від чотирьох до семи ключових ділянок відповідальності на роботі і стільки ж — в особистій сфері. Ваша робота може охоплювати такі речі, як підвищення кваліфікації, розробка систем довготривалого планування, адміністративної підтримки, обслуговування споживачів і маркетингу; або ж це можуть бути обов’язки з обслуговування потужностей, реалізації стратегічних завдань, контролю якості, управління активом і капіталами тощо. Якщо ви маєте власний бізнес, вашої уваги потребуватимуть значно більше ділянок, ніж якби у вас була конкретна функція у великій організації. Решту часу у вашому житті можуть заповнювати такі сегменти уваги, як виховання дітей, партнерські стосунки, духовна спільнота, здоров’я, волонтерство, ведення домашнього господарства, особисті фінанси, саморозвиток, творче самовираження і т. п. І кожен з цих сегментів можна поділити на корисні підкатегорії. «Виховання дітей» може складатися з окремих списків по кожному з ваших дітей. «Маркетинг» може охоплювати «Проектування програми», «Пошук», «Соціальні мережі» та інше.

Технічна мета списку «Ділянки уваги» — забезпечити визначення усіх ваших проектів і наступних дій, щоб ви могли успішно керувати вашими обов’язками. Якби вам було потрібно створити їхній перелік та об’єктивно їх оцінити в контексті того, що ви робите і що вам варто робити, ви, безперечно, відкрили б проекти, які слід додати до однойменного списку. Переглядаючи список, ви зрозумієте, з якими ділянками вже все гаразд, а також, що на якійсь ділянці вас щось непокоїть або бентежить і для вирішення цього варто створити окремий проект. «Ділянки уваги» — абстрактна поліпшена версія списку пускових механізмів, який ми обговорювали раніше.

Кожна людина, з якою я працював останні тридцять років, знайшла мінімум дві чи три важливих прогалини на рівні, який ми наразі обговорюємо. Наприклад, на роль менеджера чи керівника підбирають певний персонал. Після роздумів більшість розуміє, що треба додати в цій ділянці проект чи два — «Поліпшити роботу допоміжного відділу», «Пошукати можливість найняти директора з кадрових питань» чи «Вдосконалити процес перевірки якості роботи». Або, скажімо, проекти на зразок «Знайти студію йоги» чи «Продумати літній відпочинок з дітьми» нагадують про себе, коли відповідаєш за аспекти чийогось особистого життя.

Обговорення пріоритетів могло б об’єднати всі ці рівні поточних угод між вами та іншими учасниками. Якщо ви маєте такий активний контрольний список «Опис посадових інструкцій» і підтримуєте його актуальність, ви, можливо, почуваєтеся спокійніше за інших, бо краще налагодили контроль. Небагато працівників роблять лише те, для чого їх найняли, і необхідність досягнення ясності щодо нових очікувань потребує постійно поновлюваного діалогу. Так само мало людей послідовно та об’єктивно оглядають усі актуальні ділянки