Читати книгу - "Зроби це зараз"

Дедлайн – це виправдання

Багато хто стверджує: працюється краще під тиском дедлайну. На жаль, роки досліджень показують, що це рідко буває так.

Під тиском дедлайну, часто створеного самостійно через прокрастинацію, людина переживає сильніший стрес, робить більше помилок і частіше, ніж за інших умов, мусить переробляти виконану роботу. Часто помилки, допущені під тиском дедлайну, призводять до дефектів, перевитрат, що може вилитись у суттєві фінансові втрати в дальшій перспективі. Так, інколи робота забирає більше часу, якщо людина в останню хвилину поспішає її виконати, але потім змушена все переробляти.

Набагато краще ретельно спланувати час наперед і вибудувати зручний буфер для компенсації неочікуваних втрат часу. Скільки б часу не потребувало завдання на вашу думку, додайте ще 20 % або й більше чи пограйте з собою в цікаву гру – виконати завдання раніше за поставлений дедлайн. Ви здивуєтесь, наскільки розслабленими почуватиметесь і наскільки краще виконуватимете роботу.

Три питання для максимальної продуктивності

Для того щоб не втратити пильності стосовно вчасного виконання ваших основних завдань, ви можете регулярно ставити собі три питання. Ось перше з них: «Які дії мають для мене найвищу цінність?» Іншими словами, якими є найбільші жаби, що їх ви мусите з’їсти для максимального внеску в організацію, родину і життя загалом?

Це і є одним з найважливіших питань, що ви можете собі поставити і знайти на нього відповідь. Які дії мають для вас найвищу цінність? Спочатку подумайте самі. Потім запитайте начальника, згодом співробітників та підлеглих, друзів і родину. Ви наче наводите фокус на фотоапараті, а тому слід мати абсолютно чітке уявлення про дії найвищої цінності ще до початку роботи.

Друге питання таке: «Що такого можу зробити я і ніхто, окрім мене, що дійсно матиме велике значення?» Це питання ставить покійний Пітер Друкер – гуру менеджменту. І воно насправді одне з найцінніших для досягнення особистої ефективності. Що такого можете зробити ви і ніхто, окрім вас, що дійсно матиме велике значення?

Це щось під силу лише вам. Якщо не ви, то цього не зробить ніхто. Проте якщо ви це зробите, і зробите добре, то ваше життя й кар’єра насправді можуть змінитись. Що це за жаба особисто для вас?

Щодня, щогодини ви можете себе про це питати і знайдете правильну відповідь. Ваше завдання – дати чітку відповідь, а тоді поставити це завдання попереду всіх інших справ.

Ваше третє питання: «Як найкраще використати свій час саме зараз?» Іншими словами: «Яка найбільша жаба саме зараз?»

Це питання посідає центральне місце в тайм-менеджменті. Правильна відповідь на нього – ключ до перемоги над прокрастинацією і до перетворення на дуже продуктивну особу. Щодня, щогодини одне завдання є найціннішим способом використати ваш час саме зараз. Ваше завдання – питати себе про це знову й знову і постійно працювати над відповіддю, якою б вона не була.

Найважливіше виконайте спочатку, а другорядне залиште. Як казав Ґете: «Важливі справи не повинні страждати через справи неважливі».

Що чіткіші ваші відповіді на ці три питання, то легше вам буде виставити чіткі пріоритети, перемогти прокрастинацію й почати роботу над тим, що являє собою найцінніше використання вашого часу.

З’їжте жабу!

1. Регулярно переглядайте перелік своїх завдань, діяльності та проектів. Постійно питайте себе: «Який проект чи діяльність, якщо я зроблю його вчасно, матиме найбільш позитивні наслідки для моєї роботи та особистого життя?»

2. Визначте найважливіше, що ви можете робити щодня й щогодини, і привчіть себе постійно використовувати свій час на найцінніше. Що це для вас наразі?

Те, що допомагає вам тут і тепер найбільше, поставте перед собою як мету, побудуйте план досягнення й почніть працювати над цим планом негайно. Пам’ятайте мудрі слова Ґете: «У справі серце здатне запалитись. Лише почате може завершитись».

5. Займайтесь творчою прокрастинацією

Щодня знаходьте час для виконання великих завдань. Наперед плануйте своє щоденне навантаження. Виділяйте невеликі завдання, які слід зробити зранку відразу, а потім повертайтесь до великих завдань і завершуйте їх.

Boardroom Reports

Творча прокрастинація є однією з найбільш ефективних технік особистого виконання завдань. Повірте, вона може змінити ваше життя.

Насправді ви не можете зробити все, що повинні. Вам доводиться зволікати з виконанням чогось. А тому краще зволікайте з виконанням незначних завдань. Відкладіть поїдання менших і гарніших жаб. З’їжте найбридкішу й найбільшу перед іншими справами. Спочатку зробіть найважче!

Зволікають усі. Різниця між ефективними і неефективними людьми полягає в тому, з виконанням чого вони зволікають.

Оскільки зволікати з виконанням завдань усе одно доведеться, сьогодні ж прийміть рішення зволікати з діяльністю, що має низьку цінність. Зволікайте, розділяйте, передоручайте і просто викидайте ті завдання, виконання яких нічого особливо не змінить у вашому житті. Позбавтесь пуголовків і зосередьтесь на жабах.

Пріоритети і другорядні завдання

Ось ключовий момент. Для того щоб розставити правильні пріоритети, слід визначити другорядні завдання також. Пріоритет – це те, чому слід приділяти більше уваги і робити швидше, а другорядне – це те, чому уваги приділяється менше, якщо приділяється взагалі.

Правило: ви можете контролювати свій час та життя лише тією мірою, якою припиняєте діяльність низької цінності.

Одне з найсильніших слів у тайм-менеджменті – це слово «ні»! Кажіть його ввічливо. Промовляйте це слово чітко, щоб не виникало непорозумінь. Повторюйте його регулярно, зробіть звичною частиною свого словника тайм-менеджменту.

Кажіть «ні» всьому, що не має великої цінності для вашого часу та життя. Кажіть люб’язно, проте твердо, щоб не погоджуватися на щось проти вашої волі. Кажіть це рано, кажіть це часто. Пам’ятайте: зайвого часу у вас нема. Як то кажуть, «розклад заповнений».

Для початку нової справи слід завершити (або припинити) стару. Щоб кудись зайти, слід звідкись вийти. Коли щось береш, обов’язково кладеш щось інше.

Творча прокрастинація є актом вдумливого та зваженого прийняття рішення стосовно того, що ви не будете робити зараз, якщо взагалі колись будете це робити.

Зволікайте свідомо

У більшості людей прокрастинація несвідома. Вони зволікають, навіть